共有フォルダを無法地帯にしない管理方法
みんなでファイルを共有したいと思って、共有フォルダを作ったものの、気が付いた無法地帯になっていた。
なんてことはないでしょうか。
- どこにどのファイルがあるのかわからない
- 使っているファイルなのか使っていないファイルなのかわからない
- だれが作ったファイルなのかわからない
- 全員に見せるべきではないファイルが見えている
できるだけ手間のかからない方法で解決したいと思います。
1 階層目で部署ごとや利用するグループごとにフォルダを作る
自由に使っていいです。といきなり言ってしまうと、各々が好きな方法でフォルダを作り始めて、フォルダの無法地帯を生み出します。
これを防ぐためには、1 階層目に部署ごとやグループごとのフォルダを作って、必ずどこかの部署フォルダしたにファイルやフォルダが作成されるイメージにします。
こうしておけば、作られたファイルはどこの部署の物なのかわかるようになります。
\\営業部
\\管理部
2 階層目で用途ごとにフォルダを作る
部署ごとフォルダを作ったら、その下に用途ごとにフォルダを作ります。
\\営業部\10.スケジュール
\\営業部\20.企画書
\\営業部\30.参考資料
フォルダ名の先頭に番号を付けておくと、並び順が固定されますので、見た目も美しく、すぐにフォルダにアクセスできるようになります。
2 階層目まではフォルダの直下にファイルを置かない
2 階層目まではこれで、きれいになりました。
構造としては、このようになっているはずです。
\\営業部\10.スケジュール
この例でいうと、営業部の下にファイルはおいてはいけません。
ここでファイルを作ってしまうと、後から見たときに、どういう役割のファイルなのかわからなくなってしまうからです。
さらに美しさを求めるなら
2 階層目までのルールである程度美しくなりますが、さらに美しさを求めるなら、3 階層目以降もフォルダとファイルを同じレベルに置かないようにします。
フォルダの下には必ずフォルダかファイルかのどちらかだけが置かれている状態にします。
\\営業部\10.スケジュール\A案件用
\\営業部\10.スケジュール\B案件スケジュール.xls
こういった状態だと、3 階層目以降が汚くなる可能性ありますので、下記のようにしましょう。
\\営業部\10.スケジュール\A案件用
\\営業部\10.スケジュール\B案件用\B案件スケジュール.xls
フォルダ名には必ずその中に何が入っているかわかるような名前を付けましょう。
その時、その時では面倒でも数年後に見たときに、困らないようになります。
一時的なファイルの置き場賞を用意する
部署間で個人間でデータを受け渡ししたいことがあります。
１時的なファイルを、ある意味恒久的になフォルダにおいてしまうと、後々無駄なファイルを大量においてしまうことになりますので、一時的なファイルを置く専用の場所を作りましょう。
\\営業部
\\受け渡し用
個の受け渡し用を利用して、データの受け渡しをしましょう。
ここで、一つルールを作る必要があります。
この受け渡し用はファイルを置いたりフォルダを置いたり、自由においても良いですが、定期的に中身を空にしましょう。
細かく設定できるのであれば、ファイルを置いてから 24 時間なり 48 時間なりは存続できるようにして、ファイルを置いておける期限を設けておきましょう。
1 日 1 回自動的にクリアされるでもいいと思います。
こうしておけば、受け渡しフォルダに不明なファイルが大量に作られる可能性が減ります。
ルールを守っていないファイルが無いか定期的にチェックする
ここまでルールを作れたら、ある程度はきれいになります。
しかし、放っておくと、ちょっとくらい良いかとルールを無視したファイルを作ってしまいます。
人間なので仕方ありません。
なので、定期的にルール違反をしているファイルが無いかチェックをしてルール違反をしているファイルがあれば、各部署へ通知して、削除するなり、移動してもらうなりしてもらいましょう。
権限制御を付ける
共有フォルダに権限を付けられる環境であれば、書き込み権限、読み取り専用権限をルールを決めているフォルダに設定しておきましょう。
こうしておけば、そもそものルール違反は起こせなくなります。
また、特定の人だけに見せたいファイルがあれば、権限を設定して誰でも参照できないようにしておきましょう。
フォルダやファイルへのショートカットに頼らない
共有フォルダ内にファイルやフォルダのショートカットは極力作らないようにしてください。
もし作る場合は、ショートカットだけを置く場所を作って、そこにまとめておくようにしてください。
ショートカットに頼ってしまうと、「フォルダの整理をしなくてもたどり着けるから良いや。」と、なってしまいますので、フォルダのネーミングや構造で誰でもわかるものを目指してください。
大量にショートカットを作り、それに頼っている状態で、共有フォルダの名前が変わったり、移動してしまうと、関係しているショートカットを直さなくてはいけなくなります。
まとめ
最後になりますが、フォルダやファイルの管理は、組織に合わせてルールを作ることが大切です。
厳しいルールのせいで、効率が著しく悪くなってしまっては本末転倒ですので、良く考えてルールを作りましょう。
- 基本的な考え方は、数年後に見てもどこにどのファイルがるのか分かる。
- また、初見でフォルダを覗いても、目的のファイルにたどり着ける。
このあたりが守られていれば大丈夫だと思います。